Hier werden die grundlegenden Kundendaten erfasst, zB Adresse, Name usw. Kundennummern werden automatisch nach dem Speichern erzeugt und eingetragen. In den Einstellungen können Sie dazu die Anpassungen vornehmen.

Hinweise:
Aktualisieren Sie hier immer den Eintrag DSGVO: letzter Kontakt mit dem aktuellen Datum. So können Sie prüfen, wann die Kundendaten bzgl. DSGVO gelöscht werden müssen.

Sie können Kunden nicht löschen. Grund: am Kunden werden viele anderen Datensätze angehängt. Wird der Kunde gelöscht, sind die anderen Datensätze nicht mehr zuzuordnen.

Kunden, mit denen Sie nicht ins Geschäft kommen, sind grundsätzlich kein Problem. Lassen Sie diese einfach bestehen. Datenschutzkonform können Sie die persönlichen Daten des Kunden leeren. Möchten Sie den Kunden dennoch gelöscht haben, wenden Sie sich gerne an IT-MÜCKE unter Angabe der Kundennummer ihres Kunden sowie Ihrer eigenen Kundennummer.

Hier werden Ansprechpartner einzelner Kunden erfasst. Ist der Kunde eine Firma mit mehreren Kontakten, dann erfassen Sie die Firma unter Kunden und die Kontakte unter Personen.

Schriftverkehr umfasst beliebige Briefe / Schreiben oder andere Dokumente, die Sie innerhalb von IT-MÜCKE KMS selbst erstellen und in eine PDF mit ihrem Briefpapier umwandeln. Dazu zählen auch Verträge.

Sie müssen jedes Schreiben immer einem Kunden zuordnen. Vorlagen (z.B. ein Standardvertrag) ordnen Sie am besten sich selbst zu - dazu müssen Sie sich selbst als Kunden erfassen.

Die hat den Vorteil, dass Sie die Vorlage kopieren können für ein neues Schreiben an einen anderen Kunden. Die Vorlage ist immer zu finden und bleibt unverändert erhalten.

Beispiele: Vertrag mit einem Kunden, Mahnschreiben.

Wählen Sie das Briefpapier aus, auf dem Ihr Schreiben erzeugt werden soll. Wie Sie mehrere Briefpapiere zur Auswahl stellen können, wird unten bei Dokumente beschrieben.

Sollten Sie kein Briefpapier auswählen, wird das Standardbriefpapier genutzt.

Sie können Ihr Schreiben in HTML mit dem integrierten Editor erstellen. So können Sie den Text direkt formatieren und können direkt erkennen, wie der Text in der Ausgabe aussehen wird.

Technisch nennt sich das WYSIWYG.

Alternativ können Sie den Inhalt auch in Markdown erstellen. In Wikipedia finden Sie eine Einführung in die Syntax von Markdown.

Markdown verwendet einfachen Text und nutzt eine spezielle Syntax, um sogenannte Textauszeichnungen (z.B. fett oder kursiv) zu nutzen. Sie können also nicht direkt sehen, was am Ende herauskommen wird, können aber so sehr einfach Texte importieren und exportieren, denn es handelt sich eben nur um Text.

Verwenden Sie einfach das, was Ihnen mehr zusagt.

Sie können Platzhalter / Muster im Text nutzen, die automatisch durch bestimmte Daten aus Ihren Daten ersetzt werden.

Die folgenden Muster gibt es:

Verwendung
Erstellen Sie eine Vorlage für einen Vertrag, so können Sie im Text bspw. wie folgt schreiben:
Der Auftraggeber ###NAME###, wohnhaft in ###ANSCHRIFT### in ###PLZ### ###ORT###, verpflichtet sich…

Angenommen, Ihr Kunde hat die folgenden Daten: Name = Max Mustermann, Anschrift = Musterstr. 42, PLZ = 12345, Ort = Musterhausen

Dann wird automatisch der folgende Text in der PDF erscheinen:
Der Auftraggeber Max Mustermann, wohnhaft in Musterstr. 42 in 12345 Musterhausen, verpflichtet sich…

Eine kurze Erklärung zu den Hash-Werten finden Sie im Artikel Hash-Wert hier im Handbuch.

• Beim Speichern des Schreibens werden automatisch die Kundendaten geladen und eingetragen. Sollten Sie manuell Eintragungen in Anschrift, PLZ oder Ort vorgenommen haben, werden diese nicht überschrieben. Änderungen an Kundendaten sollten Sie aber immer an den Kundendaten selbst vornehmen, damit diese bei Rechnungen und Schreiben immer aktuell sind.
• Beim Speichern des Schreibens wird der Vor- und Nachname des Kunden vertauscht, wenn die Reihenfolge „Nachname, Vorname“ sein sollte. Die Reihenfolge „Vorname Nachname“ ist für einen Brief besser.

Diese Funktion finden Sie nur in der Detailansicht eines Schreibens.

Innerhalb eines Schreibens können Sie die diese Funktion aufrufen. Sie erzeugt zwei PDFs, die in die Felder Schreiben für den Versand und Schreiben für den Druck abgelegt werden. Vorhandene Dateien werden überschrieben.

Das Schreiben für den Versand enthält ist eine PDF mit ihrem Briefpapier auf der ersten Seite.
Das Schreiben für den Druck ist eine PDF ohne Briefpapier und kann daher auf vorhandenem Briefpapier gedruckt werden.

Die können im Text Platzhalter (sogenannte Muster) benutzen. Diese werden bei der Erzeugung einer PDF automatisch durch bestimmte Daten in Ihren Datensätzen ersetzt. Details dazu finden Sie oben bei der Beschreibung der Schreiben.

☝ Sollten Sie kein Briefpapier hochgeladen haben, so wird nur die Datei für den Druck erzeugt.

Dokumente sind fertige Dokumente, z.B. PDF-Dateien, die Sie auch innerhalb IT-MÜCKE KMS selbst erstellen können (siehe Schriftverkehr).

Dokumente müssen immer Kunden zugeordnet werden.

Beispiele: Briefe von einem Kunden an Sie als eingescanntes PDF, das Foto einer Visitenkarte…

Siehe dazu Hash-Wert hier im Handbuch.

Diese Funktion ist nur auf den Listenansicht aller Dokumente verfügbar.

Damit wird ein komplettes Backup aller Daten des Nutzenden erzeugt. Es werden zwei neue Dokumente erzeugt und mit dem Kundenkonto des Nutzenden verknüpft.

• KMS-BACKUP_uid-#_[DATUM]_[UHRZEIT]_tables.csv
  Dieses Backup enthält eine comma separated values Datei mit allen Datensätzen des Nutzenden. Diese Datei ist optisch unterteilt in die verschiedenen Tabellen von IT-MÜCKE KMS. Die Datensätze lassen sich daraus wieder herstellen. Sie können so auch alle Ihre Daten zu einem anderen Anbieter umziehen.
• KMS-BACKUP_uid-#_[DATUM]_[UHRZEIT]_files.zip
  Dieses Backup enthält alle Dokumente, die im Modul Kunden angelegt wurden. Es enthält auch die Dokumente aus den Schreiben, die erzeugt wurden.
  Es besteht die Möglichkeit, dass Sie diese zip-Datei nicht öffnen können. Wenden Sie sich in diesem Fall an IT-MÜCKE. Mit einem Linux-PC sind die Dateien lesbar.

Backups - welche ja einfache Dokumente sind - werden nicht bei einem weiteren Backup mitgesichert. Sie werden dabei nicht berücksichtigt.

Diese Funktion ist nur auf den Listenansicht aller Dokumente verfügbar.

Diese Funktion löscht alle mit der Funktion Backup erzeugen erzeugte Backups, die älter als 10 Tage sind. Diese Funktion wird regelmäßig ausgeführt und löscht alle Backups aller Nutzenden ohne weitere Information.

Sichern Sie daher immer Backups lokal auf Ihrem PC!

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