17.01.2011

Daten und die „Cloud“ - ein Praxisbeispiel

Ein Beratungsunternehmen im Gesundheitssektor kam mit dem Wunsch zu mir in Zukunft besser zusammen arbeiten zu können. Die Inhaberin des Unternehmens berät Krankenhäuser und ist ständig in Deutschland und im angrenzenden europäischen Ausland auf Achse. In der Hauptstelle arbeiten drei bis vier Leute abwechselnd und teilweise auch gleichzeitig. In Österreich ist eine Zweigstelle angesiedelt.

Es gab mehrere Problemfelder, die gelöst werden sollten:

• E-Mails sollen gemeinsam bearbeitet werden können
• Kalender sollten eingeführt werden, die gemeinsam verwaltet werden können, Hauptziel: die Inhaberin des Unternehmens sollte mit einem Blick auf ihr SmartPhone feststellen können, wo sie wann ist. Bisher wurden Termine auf Papierkalendern, in elektronischen lokalen Werkzeugen und in den Köpfen der Mitarbeiter notiert.
• Kontakte, Telefonnummern und Adressen sollten zentral verwaltet und eingesehen werden können.
• Eine weltweit zugängliche Plattform für die Dateiablage sollte den einfachen Austausch einzelner Dateien ermöglichen.
• Eine gemeinsam benutzbare komplexe Aufgabenliste sollte verteilt bearbeitet werden können.
• Das ganze sollte möglichst per SmartPhone verfügbar gemacht werden und so einfach wie möglich benutzt werden können.

Ich analysierte also was genau erwartet wurde, welche Anforderungen die Lösung(en) erfüllen sollten, besprach mich intensiv mit Anwendern und den verantwortlichen Mitarbeitern.

Danach begann ich mich um zuschauen und die ersten Kandidaten näher zu betrachten.

Meine Lösung in diesem Fall besteht aus:

• Google Apps mit insgesamt 5 Konten
• einem Google Kalender für die Inhaberin, einen für die Vertretung, einen für den Lebensgefährten der Inhaberin und einen gemeinsamen Kalender für alle Geschäftstermine
• die Mitarbeiter tragen Termine und wichtige Daten zusammen mit den dazugehörigen Dateien (z.B. elektronische Flugtickets) im Unternehmenskalender ein
• die Inhaberin integriert diesen in ihren eigenen Kalender, sieht so ihre privaten Termine neben ihren geschäftlichen Terminen
• Kontakte werden über die Google Kontakte gemeinsam verwaltet
• Google Texte & Tabellen dient zum Austausch der einzelnen Dateien
• Toodledo erfasst alle Aufgaben und bildet die Anforderungen an diese Verwaltung ganz gut ab

Es gibt noch mehrere Anforderungen, die nicht optimal erfüllt werden. Aber die Funktionen werden rege genutzt.

Die Vorteile sind enorm:

• gemeinsame Verwaltung, gemeinsamer Zugriff
• weltweiter Zugriff auf alle Daten
• jeder Berechtigte hat Zugriff auf die wichtigen Informationen
• enorme Zeitersparnis
• einfacher Wechsel von Mobiltelefonen möglich - das Telefonbuch bleibt ja erhalten
• Zugriff über SmartPhones
• keine Installation von Software notwendig - alles läuft im Browser
• Speicherung der Daten in richtigen Rechenzentren mit entsprechendem Schutz vor Datenverlust
• die Inhaberin spart täglich wertvolle Zeit. Früher rief sie mehrmals täglich im Hauptbüro an um nach Terminen oder Telefonnummern zu fragen. Diese hat sie nun überall verfügbar.

Nachteile:

• die Daten liegen nun bei Unternehmen - ob der Datenschutz gewährleistet ist?
• eine einfache und schnelle Jahresübersicht ist nicht so einfach zu haben, wie mit einem Papierkalender

Die Vorteile sind klar, nicht vergessen darf man die Nachteile beim Datenschutz. Aber eine verteilte Zusammenarbeit wird durch solche Lösungen erst richtig möglich.

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