IT-MÜCKE KMS: Verträge in Textform mit Hash-Werten
| Beitragsdatum | 12.12.2023 |
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| Letzte Aktualisierung | - |
| Betrifft | IT-MÜCKE KMS |
IT-MÜCKE KMS - das Kundenmanagement-System von IT-MÜCKE. Das ideale Werkzeug für Einzelunternehmer:innen und Kleinunternehmen. Mehr Infos zu IT-MÜCKE KMS finden Sie hier.
Vertragsformen
Verträge können grundsätzlich formfrei vereinbart werden. Allerdings gibt es im Gesetz definierte Ausnahmen.
Verträgen, die Sie mit Ihren Kunden schließen und die nicht einer gesetzlich vorgeschriebenen Form unterliegen, können Sie also ohne besondere Form abschließen.
In der Regel ist allerdings eine textbasierende Vereinbarung empfehlenswert, um Unklarheiten oder Missverständnisse zu klären.
Auch hier genießen Sie in der Regel die Formfreiheit. Im Gesetzt sind allerdings bereits Formen definiert, unter anderem die folgenden:
- Schriftform (§ 126 BGB)
- Textform (§ 126b BGB)
Bei der Schriftform bedarf es der eigenhändigen Namensunterschrift auf der Urkunde. Hier ist also ein Austausch des Vertrages per Post notwendig (sofern ein persönliches Treffen nicht möglich ist).
Bei der Textform muss die lesbare Erklärung, in der die erklärenden Personen genannt werden, der erklärenden Person auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.
Dieser dauerhafte Datenträger kann auch E-Mail sein, die auf der Festplatte gespeichert wird.
Die Textform bietet sich also bei Verträgen an, die elektronisch ausgetauscht werden. Die Schriftform ist recht aufwändig, die Textform ein guter Kompromiss zwischen Aufwand und geklärter Einvernehmlichkeit.
Daher unterstützt IT-MÜCKE KMS die Textform durch den sogenannten Hashwert.
Textform: IT-MÜCKE KMS unterstützt Sie
IT-MÜCKE KMS gibt für jedes Schriftstück, dass Sie erstellen, einen Hashwert aus. Dieser Hashwert ist wie ein Fingerabdruck des Dokuments, nämlich unverwechselbar und eindeutig.
Nähere Infos zum Hashwert finden Sie im Artikel Hash-Wert.
Durch den Hashwert können Sie den Vertrag, den Sie Ihrem Kunden zusenden, eindeutig identifizieren.
Dadurch können Sie Ihren Kunden bitten, mit einem fertigen Textbaustein auf die E-Mail mit dem Vertrag zu antworten.
Dieser Baustein könnte zum Beispiel wie folgt aussehen:
Ich, [Name, Vorname und Anschrift des Kunden], stimme hiermit den Vertragsbedingungen aus dem Vertrag mit dem sha-256 Hashwert [Hash-Wert des Dokuments] zu.
bzw. bei Nutzung von Mustern in IT-MÜCKE KMS:
Ich, ###NAME###, wohnhaft in ###ANSCHRIFT### in ###PLZ### ###ORT###, stimme hiermit den Vertragsbedingungen aus dem Vertrag mit dem sha-256 Hashwert [Hash-Wert des Dokuments] zu.
Wenn Sie hierbei noch die Muster (siehe Artikel Zeit sparen durch Vorlagen und Muster) nutzen, dann können Sie Ihre Verträge stark automatisieren und so Zeit sparen.
Antwortet Ihr Kunde auf die E-Mail mit diesem Textbaustein, so haben Sie eine schriftliche Bestätigung, dass die Bedingungen eines eindeutig identifizierbaren Dokuments angenommen wurden.
Der Kunde kann seinerseits den Hashwert des Dokuments selbständig ermitteln - die Erklärung dazu findet er unter anderem im genannten Artikel Hash-Wert. Diesen dürfen Sie Ihrem Kunden auch gerne weiterleiten.