GoDB steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff und wurde als Schreiben des Bundesfinanzministerium veröffentlicht. Die letzte Fassung stammt vom 28.11.2019 (IV A 4 - 0316/19/10003:001 -, BStBl I S. 1269) und kann unter Bundesfinanzministerium.de abgerufen werden.

Es handelt sich dabei um Vorgaben zur ordnungsgemäßen Buchführung, die jeden Unternehmer betrifft. Auch Einzelunternehmer:innen, Gründer:innen und Unternehmen, die keine Umsatzsteuer ausweisen.

Die einzelnen Punkte aus den Vorgaben kann ich in diesem Blog-Beitrag gar nicht ausführen. Ich verweise daher als erstes auf die unten genannten Quellen.

Aber: grundsätzlich muss bei allen Geschäftsvorfällen immer vollständig nachvollziehbar sein, wie es zu diesem Geschäftsvorfall kam. Daher sind beispielsweise auch E-Mails zu sichern.

Belege (Ausgabebelege aber auch Rechnungen an Kunden) müssen eindeutig, chronologisch, unveränderlich usw. gespeichert werden. Die Grundsätze der Buchhaltung müssen sowieso eingehalten werden (Belegnummern, keine Buchung ohne Beleg…).

Die unten genannten Quellen fassen das schon mal gut zusammen. Aber auch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums an sich ist recht ausführlich und verständlich abgefasst.

Am besten lesen Sie die verlinkten Quellen aufmerksam durch und prüfen, ob Ihre bisherigen Prozesse überarbeitet werden müssen.

Rechnungen und Belege einscannen (oder auch fotografieren), elektronisch wieder auffindbar und logisch zusammenhängend ablegen in einem unveränderlichen bildgetreuen Format (also als PDF oder Bilddatei), die Metadaten müssen erhalten bleiben (diese geben u.a. an, wann die Datei erzeugt und wann zuletzt geändert wurde), die Dokumente müssen Vorfällen zugeordnet werden können usw. usf.

Idealerweise nutzen Sie ein Dokumentenmanagement-System, das Dokumente Kunden bzw. Geschäftsvorfällen zuordnet und das Dokument als Datei speichert und anzeigen kann.

Es gibt Anbieter am Markt, die solche Systeme bieten, die GoDB-zertifiziert sind.

Wenn Sie bislang nicht so ordentlich die Buchhaltung machen sollten (Papierberge, Tabellenkalkulation, Word-Dokumente als Rechnungen…), dann lesen Sie sich ein oder lassen Sie sich durch mich beraten (Beratung durch Richard Mücke).

Sie sollten dringen die Organisation des Büros so weit überarbeiten, dass Sie grundsätzlich die steuerrechtlichen Vorgaben erfüllen können. Dazu gehört beispielsweise auch idealerweise die Nutzung einer Software, die Sie unterstützt - beispielsweise das IT-MÜCKE KMS - Kunden-Management-System von IT-MÜCKE. Es ist allerdings nicht GoDB-zertifiziert (ich scheue den Aufwand), aber es unterstützt Sie bei einer praxistauglichen Organisation Ihrer Prozesse.

Im Markt gibt es zahlreiche andere Software, die GoDB-zertifiziert ist und ebenfalls eine solide Organisation der Prozesse ermöglicht. Informieren Sie sich oder buchen Sie eine Beratung durch mich - Kontakt.

Quellen:

• Bundesfinanzministerium.de: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (BMF-Schreiben vom 28.11.2019 - IV A 4 - 0316/19/10003:001 -, BStBl I S. 1269)]]
• lexware.de: GoBD: Das Wichtigste auf einen Blick
• mwsteuerberatung.d: GoB/D – Die „neuen“ alten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

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