IT-MÜCKE KMS wird in Zukunft die sogenannten eRechnungen auf Basis von ZUGFeRD in der Version 2.3 mit dem Profil BASIC unterstützen.
Unter den Aktuellen Hinweise im Benutzerhandbuch finden Sie aktuellen Hinweise zum Entwicklungsstand.
In Rechnungen werden die Rechnungen als ganzes erfasst.
Sie können die Rechnungsnummer manuell eintragen oder leer lassen, damit diese nach dem Speichern automatisch ausgefüllt wird.
In den Einstellungen können Sie dazu die Anpassungen vornehmen.
Hinweis zum Automatismus: IT-MÜCKE KMS sucht immer die höchste Rechnungsnummer heraus und erhöht diese um 1, wenn die Rechnungsnummer nicht von Ihnen eingetragen wird.
Beispiel: bei der Eintragung eigener Rechnungsnummern wird ggf. die Automatik entsprechend angepasst. Angenommen, Sie haben bislang die Rechnungsnummern 1, 2 und 3 im System. Legen Sie nun eine Rechnung an und tragen keine Rechnungsnummer ein, erzeugt IT-MÜCKE KMS die Rechnungsnummer 4.
Legen Sie nun eine neue Rechnung an und tragen die Rechnungsnummer 9 ein, dann würde IT-MÜCKE KMS als nächste Rechnungsnummer die 10 erzeugen.
Wählen Sie immer zuerst den Kunden aus und speichern Sie dann ab.
Dadurch werden die Kundendaten automatisch aus dem Modul Kunden geladen und eingetragen. Sie können danach Daten ändern. Es empfiehlt sich Kundendaten immer vorab im Modul Kunden zu ändern und dann die Rechnung zu erstellen (damit die Kundendaten in zukünftigen Rechnungen/Schreiben aktuell sind).
Wählen Sie das Briefpapier aus, auf dem Ihr Schreiben erzeugt werden soll. Wie Sie mehrere Briefpapiere zur Auswahl stellen können, wird im Modul Kunden bei Dokumenten beschrieben.
Sollten Sie kein Briefpapier auswählen, wird das Standardbriefpapier genutzt.
Im Blogbeitrag IT-MÜCKE KMS: Schönere Schreiben für Ihre Kunden - Briefpapiere finden Sie ein praktisches Beispiel für die Nutzung von mehreren Briefpapieren.
Die Dateien Rechnung für den Versand und Rechnung für den Druck werden bei der unten beschriebenen Funktion Rechnung als PDF erzeugt und überschreiben manuell hochgeladene Dokumente.
Der Status einer Rechnung wirkt sich wie folgt aus:
Sie können eine PDF-Rechnung nur im Status Entwurf erzeugen! In jedem anderen Status ist dies nicht möglich!
Die Rechnungsart ist für eRechnungen verpflichtend notwendig anzugeben. KMS gibt entsprechend Rechnungsarten vor. Sie können diese im Bereich Rechnungsarten erweitern. Sie müssen dann den richtigen TypeCode der Rechnungsart eintragen. Bitte schauen Sie im Modul Sonstiges für weitere Hinweise.
Hinweis:
Einige der Beschriftungen in der Rechnung können Sie über die Einstellungen im Abschnitt Sonstiges jederzeit ändern.
Diese Funktion finden Sie nur in der Detailansicht einer Rechnung.
Innerhalb einer Rechnung können Sie die diese Funktion aufrufen. Sie erzeugt zwei PDFs, die in die Felder Rechnung für den Versand und Rechnung für den Druck abgelegt werden. Vorhandene Dateien werden überschrieben.
Die Rechnung für den Versand enthält ist eine PDF mit ihrem Briefpapier auf der ersten Seite.
Die Rechnung für den Druck ist eine PDF ohne Briefpapier und kann daher auf vorhandenem Briefpapier gedruckt werden.
Voraussetzung
Sie müssen Ihr Briefpapier hochgeladen haben. Bei Erstellung Ihres Nutzerkontos wird ein entsprechendes Dokument in Dokumente bereits angelegt. Laden Sie dort Ihr Briefpapier einfach hoch.
Sie können keine PDF-Rechnung erzeugen, wenn die Rechnung den Status Entwurf verlassen hat! Erzeugen Sie die PDF-Rechnung immer vor Änderung des Status.
Sollten Sie kein Briefpapier hochgeladen haben, so wird nur die Datei für den Druck erzeugt.
Diese Funktion finden Sie nur in der Detailansicht einer Rechnung.
Damit löschen Sie eine Rechnung (geht nur, wenn diese noch nicht versandt wurde!). In anderen Ansichten können Sie Einträge über verschiedene Wege löschen. Hier geht das nur über diese Funktion, um die gesetzlichen und technischen Anforderungen umsetzen zu können.
Sobald eine Rechnung den Status Entwurf verlassen hat, kann diese nicht mehr gelöscht werden. Nutzen Sie in einem solchen Fall den Status storniert und geben Sie im Feld Notiz einen Grund an.
Diese Funktion finden Sie nur in der Detailansicht einer Einnahme.
Eine Rechnung wird durch diese Funktion in eine Einnahme überführt und findet sich dann im Modul Buchhaltung unter Einnahmen. Dadurch entfällt der Aufwand, die Rechnung erneut als Einnahme anlegen und eintragen zu müssen. Sie müssen dennoch die Einnahme nach Ausführen den Funktion überarbeiten.
Aktuell müssen Sie beispielsweise die PDF hochladen und das Buchungsdatum manuell anpassen.
Bevor Sie eine Rechnung erzeugen können, müssen Sie mindestens einen Artikel anlegen!
Jede Rechnung setzt sich aus einzelnen Posten zusammen.
Posten werden aus Artikeln gebildet.
Wählen Sie als erstes eine Rechnung aus. Aus gesetzlichen Gründen dürfen nur Rechnungen im Status Entwurf bearbeitet werden. Ist Ihre Rechnung also hier nicht zu finden, so ist diese bereits versandt worden und darf nicht mehr geändert werden.
Daher ist die richtige Reihenfolge:
Wie bei den Kundendaten in der Rechnung wählen Sie den Artikel aus und speichern den Rechnungsposten. Dadurch werden die Daten des Artikels geladen und können angepasst werden.
Hier können Sie Artikel verwalten. Artikel sind die Grundeinheiten von Rechnungsposten und werden dadurch Kunden in Rechnung gestellt.
Die Einheiten müssen Sie ggf. erst anlegen. Dies können Sie im Modul Sonstiges unter Einheiten.
Gutscheine werden einem Kunden zugeordnet. Dieser muss also vorher angelegt sein.
Der Gutscheincode wird - wenn das entsprechende Feld leer bleibt - automatisch erzeugt und eingetragen. Dabei beträgt die Standardlänge des Codes sechs Zeichen und besteht aus einer Menge von Zahlen und Großbuchstaben. Dabei wurden Zahlen bzw. Buchstaben, die sich ähnlichen sehen, entfernt (z.B. 0 und O oder 1 und I).
Es wird automatisch geprüft, ob der Gutscheincode bereits vergeben wurde. Es werden anschließend weitere Codes erzeugt, bis ein Code noch nicht vergeben wurde. Sollten alle möglichen Codes bereits vergeben worden sein, bricht die Codeerzeugung ohne Code ab.
Rechnungen dürfen nicht mehr geändert oder gelöscht werden, sobald sie an den Kunden gehen. Einnahmen und Ausgaben dürfen nach der Anlage nicht mehr gelöscht werden.