IT-MÜCKE

Ein Projekt - Phase 1: Analyse

20.12.2010

Ich werde in den nächsten Tagen und Wochen über ein aktuelles Projekt von IT-MÜCKE berichten. Dabei unterteile ich das Projekt in die drei Phasen: Analyse, Beratung und Umsetzung.

Einer meiner Kunden ist ein Dienstleistungsunternehmen aus Mannheim mit mehreren Filialen in Mannheim. In jeder Filiale läuft ein Computer - teilweise über 5 Jahre alt. Die Filialen sind per DSL am Internet angeschlossen. Ein gemeinsam genutztes Netzwerk gibt es nicht.

Der Kunde rief mich wegen einem akuten PC-Problem in einer der Filialen und wir sprachen bald darüber, die gesamte Hardware (also in jeder Filiale) zu erneuern. Die Probleme bei der inhomogenen und veralteten Infrastruktur häuften sich merklich.

In der ersten Phase analysiere ich die Gegebenheiten des Kunden, finde die Bedürfnisse und Ansprüche heraus und versuche das große ganze zu erkennen. Wie arbeiten die Mitarbeiter mit den Computern, welche Software wird für welchen Zweck eingesetzt, wo sind typische Problemfelder zu finden und welche Anforderungen stellen die Vorgesetzten und Mitarbeiter an die EDV?

Dazu erstelle ich einen umfassenden Fragebogen, den ich nicht nur mit dem Inhaber des Unternehmens durchsprach, sondern auch mit einer Mitarbeiterin. Oft vergessen EDV-Berater (in dem Fall bin ich ja einer) die tatsächlich betroffenen Personen mit ins Boot zu holen: also die Mitarbeiter, die täglich mit der EDV arbeiten müssen. Aus meiner langjährigen Berufserfahrung weiß ich, dass sich gerade bei den Mitarbeitern viel Frust und Ärger aufstaut - weil die EDV nicht so funktioniert, wie sie funktionieren sollte. Umständliche Software, immer wieder die gleichen Fehler, wirre Prozesse. So was ergibt sich im Laufe der Zeit immer, wenn sich die Anforderungen ändern, die Arbeitsmittel aber nicht sofort den neuen Anforderungen angepasst werden. Was natürlich nicht immer möglich ist.

Auch können die Mitarbeiter wertvolle Informationen liefern über Lösungsmöglichkeiten. Was könnte wie besser gemacht werden, um eine höhere Effektivität zu erreichen. Hier geht es meist nur noch nebensächlich um die EDV an sich. Oft sind Prozesse und andere Arbeitsmittel betroffen (z.B. Telefone ohne Headset für Arbeitsplätze, die ständig tippen und telefonieren müssen - kleine Anschaffungen, die enorm viel bringen).

Während der Analyse prüfe ich gleichzeitig die Möglichkeit EDV-Kosten minimieren zu können. In diesem Fall sah ich die Möglichkeit durch die Einführung von Linux und OpenSource Lizenzkosten in nicht unerheblichen Ausmaß einsparen zu können. In Folge diesen Gedankens musste Ersatzsoftware für spezielle Anwendungen gefunden werden. Konkret ging es um zwei Programme, die nativ nur unter Windows laufen - darunter eine Software, die seit über 10 Jahren nicht mehr vom Hersteller unterstützt wird. Spätere Versionen der Software unterstützten einen internen Prozess des Kunden nicht mehr und so wurde die Software einfach immer weiter benutzt.
Ich konnte mehrere Alternativen für beide Programme finden.

Im nächsten Teil - Phase 2: Beratung - berichte ich über alles nach der Analyse und vor der eigentlichen Umsetzung.


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