VPO2 - Veranstaltungs-Planung und -Organisation

Kurz und knapp: VPO2 ist die zentrale, browser-basierte Lösung zur vollständigen Planung und Organisation von Veranstaltungen/Events im Team oder allein.

Für die Planung und Organisation einer Veranstaltung bzw. von Events in einem Team benötigen Sie eine zentrale, für alle team-Mitglieder zugängliche Software. In dezentralen Teams (es gibt kein gemeinsam genutztes Büro) besteht das Problem bei herkömmlichen Lösungen (z.B. über Tabellen-Kalkulationen), dass nicht jeder zeitgleich zugreifen kann oder eine neue Version umständlich per E-Mail verteilt werden muss.

Eine zentrale Lösung, die im Webbrowser läuft, schafft hier Abhilfe.

Unser Produkt VPO2 wurde für die Nutzung in einer ehrenamtlichen Organisation für den Zivil- und Katastrophenschutz entwickelt, kann aber problemlos für andere Organisationen benutzt werden. Beispielsweise für Vereine, kleine Unternehmen, Redaktionen für Recherche-Projekte usw.

VPO2 bringt folgende Module mit:

• Basis-Struktur einer Event-Organisation
  • Ressort-Verwaltung: ein Ressort ist eine selbständige Organisationseinheit, die sich um einen bestimmten Bereich einer Veranstaltungsplanung kümmert. Beispiele: das Ressort Verpflegung kümmert sich um Getränke, Essen und den Verkauf von Verpflegungs-Bons. Das Ressort Infrastruktur ist zuständig für den Aufbau, Abbau und Betrieb aller Materialen auf einem Event, z.B. Tische, Bänke, Toiletten-Wagen usw.
  • Personen: Personen sind einerseits Menschen, die am Event beteiligt sind und bei denen eine zentrale Ablage der Kontaktinformationen sinnvoll erscheint (z.B. Lieferanten). Zum andern sind Personen aktive Helfende, denen Teilaufgaben für die Veranstaltung zugeordnet werden.
  • Veranstaltungen: Sie können mehrere Veranstaltungen unabhängig voneinander verwalten. Sie können Nutzern von VPO2 bestimmte Veranstaltungen zuordnen, so dass diese nur die ihnen zugeordneten Veranstaltungen sehen können.
• Veranstaltungsplanung
  • Aufgaben: eine Aufgabe umfasst einen bestimmten Bereich einer Veranstaltung und enthält beliebig viele Teilaufgaben. Beispiel: die Aufgabe Verpflegung Essen enthält alle Teilaufgaben rund ums Thema Essen bei einer Veranstaltung.
  • Teilaufgaben: Teilaufgaben werden einer Aufgabe zugeordnet. Beispiel: die Teilaufgabe Grillgut besorgen ist Teil der Aufgabe Verpflegung Essen
  • Informationen: hier werden zentral wichtige Informationen abgelegt und so jedem verfügbar gemacht. Beispielsweise können hier der geplante Veranstaltungsablauf oder Schichtpläne abgelegt werden.
  • Dokumente: in den Dokumenten können Sie beliebige Dateien ablegen und so zentral zur Verfügung stellen. Beispiele: Angebote von Lieferanten, Verträge, technische Dokumente zu benötigter Infrastruktur.
  • Protokolle: Protokolle von Besprechungen rund um die Veranstaltung können zentral abgelegt werden.
  • VIPs: zentrale Verwaltung Ihrer besonderen Gäste (VIPs) inkl. Kontaktinformationen und Rückmeldungen.

VPO2 besticht vor allem durch das pfiffige Berichtwesen. Sie können fast jedes Modul als gesamtes Paket als druckbaren Bericht erzeugen, z.B. alle Aufgaben für eine Übersicht.

Weiterhin können Sie fast jede einzelne Komponente gezielt als druckbaren Bericht erzeugen, z.B. nur die Information zum geplanten Ablauf der Veranstaltung.

Diese Berichte können als PDF zur Verfügung gestellt oder tatsächlich gedruckt werden, um bei einer Besprechung schnell Notizen machen zu können.

Sie können aber auch beispielsweise alle Teilaufgaben einer bestimmten Person als Bericht erzeugen und so gezielt die wichtigen Infos weitergeben. Hier besteht also die Möglichkeit auch Personen in die Organisation einzubinden, die nicht mit der Software arbeiten können oder wollen.

VPO2 lässt Sie beliebig viele Veranstaltungen planen. Sie können Benutzer anlegen und Berechtigungen gezielt vergeben.

Benutzerrechte werden je Veranstaltung vergeben. So können Sie für jede Veranstaltung separat Editoren, Reviewer und Read-Only Zugänge anpassen. Das heißt: der selbe Benutzer hat je Veranstaltung unterschiedliche Rechte. Er sieht nur Veranstaltungen, für die er überhaupt eine Berechtigung besitzt.